Surat pengiriman barang yang benar sudah harus dipahami oleh Anda. Terutama jika Anda adalah pelaku usaha ataupun pihak-pihak yang sering kali melakukan transaksi pengiriman dan penerimaan barang. Bentuk surat pengiriman barang sangat beragam bergantung pada keperluan yang hendak dilakukan serta barang yang hendak dikirimkan.
Surat pengiriman menjadi penting adanya sebab menjadi bukti valid yang bisa diakui ketika ada permasalahan saat proses pengiriman barang. Terutama dalam dunia perdagangan, dimana surat tersebut bisa dikatakan menjadi alat komunikasi secara resmi yang berisikan berbagai hal yang berkaitan dengan barang-barang yang dibeli konsumen.
Bahkan dokumen surat tersebut dapat disebut sebagai suatu jawaban atas pesanan yang sudah diajukan konsumen kepada pengirim. Namun kenyataannya masih banyak orang yang belum tahu mengenai bagaimana bentuk surat pengiriman yang benar.
Hal-Hal Penting Terkait Pembuatan Surat Pengiriman
Beberapa hal yang perlu diperhatikan ketika hendak membuat surat pengiriman ini dapat membantu Anda untuk memudahkan urusan pengiriman barang.
- Kop Surat
Bagian kop surat ini menjadi hal penting karena berisikan tentang profil perusahaan seperti halnya nama dan logo perusahaan, kontak yang dapat dihubungi, dan alamat perusahaan. Kop surat menjadi penting ketika nantinya kurir atau penerima hendak menghubungi Anda.
- Nomor Surat
Nomor surat digunakan untuk arsip perusahaan dan menjadi tanda apabila nantinya dokumen tersebut harus dicari dan ditemukan kembali.
- Nama dan Alamat Tujuan
Hal tersebut digunakan untuk memastikan bahwa barang yang hendak Anda kirimkan nantinya tidak salah alamat.
- Perihal Surat
Adanya perihal surat dibutuhkan untuk nantinya memudahkan si penerima untuk mengetahui apa maksud tujuan pengiriman surat.
- Isi Utama
Isi utama dari surat ini biasanya berupa barang apa saja yang harusnya diterima, harga dan metode pembayaran yang dilakukan, waktu pengiriman barang, dan lain-lain. Hal ini menjadi penting mengingat ada berbagai hal yang harus dipenuhi atau menjadi kewajiban bagi pengirim barang untuk menginformasikan.
- Lampiran
Lampiran digunakan untuk mengecek kembali barang-barang apa saja yang dikirimkan apakah sudah sesuai dengan pesanan yang sudah diajukan oleh penerima barang tersebut.
Tujuan Surat Pengiriman
Tujuan pembuatan surat pengiriman barang pada dasarnya untuk menjawab sekaligus menginformasikan kepada penerima terkait apa saja pesanan yang sudah diajukan. Surat tersebut juga berguna untuk mengkonfirmasi bahwa surat pengiriman barang sudah diterima. Tujuan penjual mengirimkan surat tersebut yaitu sebagai informasi mengenai pembayaran serta pengangkutan yang dilakukan untuk proses pengiriman sehingga penerima atau pembeli bisa menindaklanjutinya.
Contoh Surat Pengiriman
PT Maju Jaya Abadi
Ruko Kenanga Permai Blok E43 No. 27
Jalan Raya, Purwokerto 53311
Telp. (0281) 676352 Fax 022 828736 Mobile 081288763997
Website: www.majujayaabadi.com email: info@majujayaabadi.com
Purwokerto, 21 Mei 2022
No: 19/MJA/PB/5/2022
Lampiran: 1 (satu) lembar
Hal: Pemberitahuan Pengiriman Barang
Kepada:
- Alam Raya (Distributor Resmi Maju Jaya Abadi)
Chatsworth Road Singapore 2866354
Dengan hormat,
Melalui surat pengiriman barang ini kami beritahukan bahwa barang pesanan Bapak/Ibu dengan nomor pesanan 19/MJA/PB/5/2022 pada tanggal 19 Mei 2022, telah dikirimkan pagi ini menggunakan paket kilat Cargo Purwokerto dengan nomor resi ABC1234455BB.
Sesuai dengan perjanjian yang sudah dimuat dalam surat pemesanan barang, untuk metode pembayaran Bapak/Ibu dapat membayarkan barang pesanan berupa logam mulia seberat satu kilogram untuk ditransfer ke rekening perusahaan kami di Bank Bersama dengan nomor rekening 12345678 paling lambat 2 (dua) hari sejak barang diterima. Apabila terdapat hal-hal yang kurang berkenan atau terdapat ketidaksesuaian dengan barang yang dikirimkan, maka Bapak/Ibu mohon segera untuk menginformasikannya kepada perusahaan kami.
Demikian surat pengiriman barang ini kami sampaikan. Atas perhatian dan Kerja sama Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.
Hormat Kami,
Nicholas Saputra
Anda dapat mengganti isi dan berbagai keterangan di atas untuk disesuaikan dengan berbagai kebutuhan dan keperluan saat mengirimkan barang tersebut. Bahkan jika penerima merupakan pihak yang tidak memahami bahasa Indonesia, maka Anda harus menyesuaikan bahasa yang mereka gunakan.
Anda dapat memanfaatkan karyawan Anda yang memahami bahasa tersebut ataupun menggunakan contoh dalam bahasa asing. Namun Anda benar-benar harus memahami isinya dalam bahasa asing tersebut, jangan sampai salah arti yang dapat mengakibatkan miss komunikasi di antara Anda dan penerima.
Sebab hal tersebut dapat berdampak buruk apabila keterangan yang diberikan terdapat kesalahan dengan produk yang mereka terima. Hal ini tentu saja dapat menimbulkan masalah baru antara pengirim dan penerima yang di luar kuasa dari jasa ekspedisi pengantar.
Pastikan bahwa lampiran yang Anda cantumkan sudah memuat berbagai spesifikasi barang beserta harganya layaknya kuitansi. Lampirkan pula berapa biaya pengiriman yang harus ditanggung sekaligus biaya pajak dan pabean yang dibebankan atas pengiriman tersebut.
Demikian artikel mengenai surat pengiriman barang yang perlu Anda ketahui, semoga bermanfaat untuk Anda.